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Presupuesto y control.

Los presupuestos son generalmente, programas de inversiones y gastos que pretenden ajustarse a un comportamiento diseñado en un periodo determinado de tiempo, considerando los altos porcentajes de gasto del costo de producción, se justifican fácilmente y su elaboración no debe ser una costumbre administrativa si no están respaldados por información veraz.

El presupuesto no sólo constituye un instrumento de gestión para el control de la eficacia del mantenimiento sino que, sobre todo, debe ser una herramienta de planificación si se aprovecha su confección para hacer una profunda reflexión sobre el servicio que debemos implantar.

Para garantizar un presupuesto confiable pueden utilizarse cifras de costo real, del estado pasado o del presente, y datos relativos a la maquinaria, a las gestiones de Mantenimiento, a los costos de mano de obra y sus factores de recargo, a los precios presentes y futuros de los materiales en el mercado, al conocimiento de los procesos que hay que realizar y a los tiempos necesarios, aplicando un buen criterio a todos esos elementos.

El Mantenimiento a fin de asegurar un correcto funcionamiento de un presupuesto debe verificar algunas normas:

• No debe ejecutarse en Mantenimiento ninguna labor sino está presupuestado su costo.

• Todas las peticiones de trabajo deben ser aprobadas por un responsable del costo de los mismos del sistema al que realizará.

• Todos los costos de trabajo deben dirigirse periódicamente a los clientes con las observaciones necesarias.

• Debe remitirse por cada concepto un balance mensual conteniendo el importe de la facturación del mes y su desviación del presupuesto para permitir el conocimiento exacto de su presupuesto y gasto de Mantenimiento.

• Cuando funciona un control presupuestario una posibilidad de reducir sensiblemente los trabajos realizados de emergencia o las modificaciones durante los trabajos, consiste en realizarlos con un factor de recargo.

• Los gastos de Mantenimiento por mantenimiento y suministro de electricidad, aire comprimido, refrigeración, se dividen entre los diversos servicios de fabricación, con base a factores come sea número de operarios o contribución en el proceso en tiempo o utilidad.

• El control contable ha permitido igualmente a ciertas empresas una lucha eficaz contra la falta de espacio, facturando la superficie ocupada por cada uno de sus propios servicios.

El sistema de solicitud de servicio y ordenes de trabajo facilita la presentación de informes de costos por oficios actividades, centros de costos, código contable del repuesto, componente intervenido, facilitan la elaboración de presupuestos, en este caso el factor incierto es la confiabilidad del registro de los documentos fuentes.

Reemplazo de Equipos

Aquí se trata de evaluar el periodo óptimo de reemplazo de equipos. Ello se justifica por el incremento en los costos de mantención y operación. El criterio a utilizar es la minimización del costo medio durante la vida del equipo. Factores tales como la depreciación y la inflación serán tomados en cuenta.

El problema de optimización inicial considera la minimización del costo global por unidad de tiempo considerando la compra, la reventa y los costos de operación y mantención del equipo considerado.

El objetivo principal, es determinar el momento de reemplazo de un equipo y las alternativas relevantes, como reponteciamiento (overhaul), servicio externo, alianzas, desde una perspectiva global tanto técnica como económica.

En consecuencia los aspectos relevantes a considerar son:

• Las dos funciones productivas asociadas al equipo: OPERACIÓN y MANTENIMIENTO.

• El PARQUE de equipos del que forma parte.

• Las ALTERNATIVAS frente al reemplazo.

El análisis técnico-económico de la operación de un determinado proceso define un nivel de servicio expresado en unidades físicas, de tiempo o una combinación de ambas; además, entrega una estimación de los tiempos de espera asociados al proceso.

Las políticas de mantenimiento y de operación determinan la confiabilidad. Además, dichas políticas establecen los costos y tiempos de mantenimiento y reparación.

Si se tiene claramente determinado el parque óptimo, se podrá desarrollar el adecuado reemplazo de equipos, buscando minimizar el costo total cuando esto ocurra, así como establecer políticas de mantenimiento, inventario y confiabilidad.

Al analizar las alternativas oponentes se debe tener en cuenta el beneficio de adquirir tecnologías conocidas y el de probar nuevas. En este punto la decisión se debe tomar con participación de mantenimiento y operaciones.